Labona
Yhteydenottolomake ilmoittaa viestin lähteneen, mutta sähköpostiin ei saavu mitään. Myös tilausvahvistukset ja salasanan palautusviestit voivat jäädä matkalle. Syy voi olla lomakkeessa, palvelimen lähetysasetuksissa tai vastaanottavan palvelun suodatuksessa.
Mistä ongelmassa on kyse
WordPress lähettää viestit oletuksena palvelinympäristön sähköpostitoiminnon kautta. Toimitukseen vaikuttaa se, miten palvelin on määritetty ja tunnistetaanko lähettävä verkkotunnus vastaanottajan tarkistuksissa.
SPF-, DKIM- ja DMARC-määritykset auttavat vastaanottavaa palvelua tarkistamaan lähettäjän verkkotunnuksen. Puutteelliset määritykset voivat johtaa viestin hylkäämiseen tai roskapostisuodatukseen. PHP:n mail()-funktion käyttäminen ei yksin kerro, ovatko nämä määritykset kunnossa.
Tämä on erityisen kiusallista juuri siksi, että ongelma on hiljainen. Sivusto näyttää toimivan normaalisti, lomake antaa onnistumisilmoituksen, mutta viesti katoaa matkalla. Ongelma huomataan usein vasta, kun asiakas soittaa ja kysyy, miksei hänen viestiinsä ole vastattu.
Miten tunnistat ongelman omalla sivustollasi
Tyypillisiä merkkejä ovat seuraavat tilanteet:
- Yhteydenottolomakkeen viestit eivät saavu sähköpostiisi, tai saapuvat satunnaisesti.
- Verkkokaupan tilausvahvistukset tai salasanan palautusviestit jäävät tulematta.
- Viestit löytyvät vastaanottajan roskapostikansiosta saapuneiden sijaan.
- Asiakkaat kertovat lähettäneensä viestin, jota et koskaan saanut.
Jos yksikin näistä on tuttu, sivuston sähköpostin lähetys kannattaa tarkistaa.
Ratkaisu: oikea lähetystapa PHP Mailin tilalle
Sivuston sähköpostit kannattaa ohjata kulkemaan PHP Mail -toiminnon sijaan SMTP-yhteyden tai erillisen sähköpostien lähetyspalvelun kautta.
SMTP-yhteydessä sivuston viestit kulkevat määritetyn sähköpostipalvelun kautta. Käytettävä tunnistautumistapa valitaan palveluntarjoajan ohjeiden mukaan. Erillinen lähetyspalvelu voi myös tarjota lokit, joista lähetysongelman syy selviää.
Vaihtoehtoja on käytännössä kaksi.
- Ensimmäinen vaihtoehto on käyttää yrityksen omaa sähköpostipalvelua. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi Microsoft 365, Googlen tai muun sähköpostipalveluntarjoajan SMTP-yhteyttä. Tällöin sivuston viestit lähetetään oman sähköpostipalvelun kautta, ja käyttöönottoon tarvitaan yleensä sähköpostipalveluntarjoajan SMTP-tiedot sekä tarvittavat tunnukset tai sovelluskohtainen salasana. Tässä kannattaa tarvittaessa tukeutua omaan sähköpostipalveluntarjoajaan tai IT-kumppaniin.
- Toinen vaihtoehto on käyttää erillistä transaktionaalista sähköpostipalvelua, kuten Brevoa. Tämä on usein hyvä ratkaisu silloin, kun halutaan sivuston automaattisille viesteille oma lähetyskanava, paremmat lähetyslokit ja selkeämpi hallinta. Transaktionaalinen sähköpostipalvelu on rakennettu nimenomaan siihen, että sivuston lähettämät tärkeät viestit, kuten lomakeviestit ja tilausvahvistukset, saadaan toimitettua mahdollisimman luotettavasti.
Tämän lisäksi sivuston domainiin lisätään tarvittavat SPF-, DKIM- ja DMARC-määritykset, jotka auttavat sähköpostipalveluita tunnistamaan viestit aidoiksi. Nämä määritykset pitää tehdä huolellisesti, jotta ne eivät häiritse yrityksen olemassa olevaa sähköpostia, esimerkiksi Microsoft 365 -postilaatikoita.
Kun lähetys on määritetty, testaa sekä palvelun testiviesti että sivuston oikeat lomakkeet ja automaattiviestit. Tarkista vastaanotto eri sähköpostipalveluissa. Pelkkä lähetyksen onnistumismerkintä ei takaa, että viesti päätyi saapuneisiin.
Suosittelemamme työkalu: FluentSMTP
WordPressissä SMTP-välityksen saa käyttöön kätevimmin ilmaisella FluentSMTP-lisäosalla. Se on luotettava ja laajasti käytetty, ja se tukee suoraan kaikkia yleisimpiä lähetyspalveluita sekä asiakkaan omaa SMTP-tiliä. Suosittelemme sitä itse jokaiselle ylläpitämällemme sivustolle.
Jos haluat määrittää lähetyksen itse, FluentSMTP:n selkeät ohjeet eri palveluille löytyvät täältä: FluentSMTP:n asennusohjeet.
Haluatko, että hoidamme tämän puolestasi
Selvitämme WordPress-sivuston lähetysasetukset, tarkistamme verkkotunnuksen määritykset ja testaamme viestien kulun. Muutokset tehdään niin, että myös yrityksen muu sähköpostiliikenne huomioidaan. Lähetyslokit auttavat myöhemmässä vianetsinnässä.
Jos epäilet, että sivustosi sähköpostit eivät kulje, ole yhteydessä niin tarkistamme tilanteen ja laitamme asian kuntoon.
